Este é um assunto de extrema importância para todos nós, pois são considerados temas polêmicos, e que causam discussões e alguns "desconfortos" nas reuniões empresariais. Desta forma, é fundamental que as pessoas usem o e-mail corporativo, as mídias sociais, e a internet no local de trabalho de maneira inteligente e responsável.
É comum encontrar nas grandes organizações, Departamentos que cuidam especificamente da forma como os colaboradores utilizam essas ferramentas de trabalho. Conhecidos como "Departamento de Compliance e Segurança da Informação". Pode parecer algo simples, mas não é! A Segurança da Informação deve ser sempre preservada, evitando problemas mas sérios para o funcionário e também para as empresas.
A internet é hoje o principal meio de comunicação nas empresas. Quantas notícias, ou informações você recebeu por e-mail e não pessoalmente? Quantas vezes você já se comunicou com o seu colega de trabalho que está sentado ao seu lado, por e-mail? Imagino que muitos neste momento estão refletindo essas questões! Isso é importante para que você consiga mensurar a imensidão dessas mídias no ambiente corporativo.
"As atitudes tomadas na "vida digital" tem tanta ou mais importância do que
as que tomamos na "vida real"." Blog SR.CONSULTOR
UTILIZAÇÃO CORRETA DO E-MAIL CORPORATIVO
A ferramenta e-mail é cada vez mais utilizada nas empresas. Além de dinâmica, ela agiliza a comunicação entre as áreas e muitas vezes supre a necessidade de reuniões presenciais para a tomada de decisões. Porém, para a correta utilização desta ferramenta, é essencial que seus usuários conheçam claramente as normas da Organização para Sistemas de Comunicação por Meio Eletrônico.
LEMBRE-SE: O e-mail é um instrumento de trabalho, de propriedade da empresa, disponibilizado exclusivamente para a execução de atividades no ambiente de trabalho.
1. Utilize o e-mail somente para assuntos de interesse da Organização. Evite conversas informais e assuntos pessoais, principalmente sobre relacionamentos;
2. Não compartilhe a conta de e-mail, pois ela é individual;
3. Assine todas as mensagens enviadas, respondidas e/ou encaminhadas, conforme padrão de assinatura da Organização;
4. Utilize apenas software homologado pela Organização para receber e enviar e-mail;
5. Faça a correta identificação do emissor antes de abrir os e-mails que estão disponíveis na caixa de entrada. Isso diminui a possibilidade de abertura de e-mails com vírus e "roubo" de informações;
6. Faça o expurgo periódico de suas mensagens, evitando o uso desnecessário do espaço em disco;
7. Não emita opiniões em nome da Organização que você trabalha através de e-mail;
8. Não crie ou repasse mensagens abusivas, agressivas, discriminatórias e também do tipo "corrente";
9. Ao desenvolver um e-mail, lembre-se sempre de incluir os destinatários por último, para que não ocorra envios "acidentais";
10. Não insira links nas mensagens, pois esta atitude "fere" a Norma Corporativa de uso de e-mail.
COMUNICAÇÃO ÉTICA
A Comunicação por e-mail, assim como os contatos pessoais, deve ser pautada por princípios, responsabilidades, compromisso e postura ética. A forma como você escreve um e-mail, muitas vezes demonstra o momento em que está vivendo, sendo assim, o cuidado na forma de escrever é imprescindível para que essa comunicação seja feita de maneira educada.
1. Seja objetivo, claro e cortês no que se quer dizer. O e-mail é uma ferramenta que deve ser utilizada para agilizar o processo de comunicação;
2. Evite o excesso de informalidade. O e-mail é equivalente a qualquer outro tipo de documento oficial da empresa. Gírias e linguagens de moda, como utilizadas nas mídias sociais, JAMAIS;
3. Envie mensagens para vários destinatários somente se todos fizerem parte do grupo de discussão;
4. Cheque o destinatário e o conteúdo, inclusive ortografia, antes de enviar a mensagem. Erros de português podem caracterizar despreparo e falta de conhecimento sobre a língua;
5. Evite abreviações e escrever em letras maiúsculas, principalmente em fontes grandes e cores "chamativas". Esta comunicação pode demonstrar que o emissor está descontrolado, estressado, bravo, podendo gerar futuros problemas no ambiente de trabalho;
A IMAGEM QUE VOCÊ CRIA NA INTERNET PODE AJUDAR
OU ATRAPALHAR SUA VIDA PROFISSIONAL
Você participa de uma festa animadíssima, tira fotos com uma garrafa de uísque na mão e posta tudo no seu facebook? Você imagina que essas fotos não vão influenciar sua imagem no ambiente de trabalho, mas especialistas em comportamento corporativo alertam que tudo que você posta na internet tem o mesmo peso das suas ações na vida real. Por isso tomar cuidado com o que fala e faz nas redes sociais é fundamental para a sua vida profissional.
Não colocar fotos comprometedoras, não ficar falando mal dos outros, não participar de páginas e comunidades que possam ser negativas para a sua imagem, nem postar informações íntimas é muito importante para que você crie credibilidade no ambiente de trabalho.
A exposição exagerada pode acarretar consequências desastrosas. Uma vez na Internet, todo mundo pode ter acesso e essa informação circula com uma velocidade muito maior do que na vida real. Os valores pessoais dos empregados devem estar alinhados com a identidade da empresa, por isso analisar antes o que será postado nas redes sociais é tão importante.
Cada local exige uma postura diferente. Você não é a mesma pessoa no bar com os amigos e na casa dos seus avôs, por exemplo. Ter bom senso e analisar quem vai ver as informações que você publica e o papel que você representa naquele contexto é importante para não ter problemas mais tarde. Fique atento as dicas informadas pelo BLOG, e não cometa erros!
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